جهت دریافت اطلاعات لازم برای مشارکت در نمایشگاه، می توانید از طریق مراجعه مستقیم به شرکت نمایشگاههای بین المللی قزوین و یا از طریق تلفن، فاکس،  email و ... به این اطلاعات دست یابید.  سپس لازم است تا یک «فرم ثبت نام» را برای نمایشگاه مربوطه پر کنید و دستورالعمل ها و شرایط مشارکت درهر فرم را مورد توجه قرار دهید. بعد از پر کردن فرم مربوطه آن را به ما برگردانید. جهت معتبر بودن فرم درخواست،‌می بایست فیش پرداخت شده از هزینة غرفة درخواستی را ضمیمه نمایید. بر اساس فرم درخواست،  فضای غرفه به شما تخصیص می یابد. برای استفاده از خدمات جنبی ( تلفن، اینترنت، برق اضافی و... ...) فرم های مربوطه را کامل و ارسال نمایید.  اطلاعات بیشتر و پاسخ به سئوالات مطروحه را می توانید از شرکت نمایشگاههای بین المللی قزوین کسب کنید.

شرایط و مقررات حضور در نمایشگاه جهت غرفه داران محترم به شرح زیر است:

 1- رعایت کامل مقررات و ضوابط حاکم و تدوینی نمایشگاه از جمله استفاده از کارت شناسایی، رعایت کامل ساعات کار نمایشگاه، رعایت حجاب و شئونات اسلامی، زمان تحویل و تخلیه غرفه و ... الزامی است.
 2- واگذاری غرفه به غیر و همچنین اشتراک و یا تغییر در رشته فعالیت مجاز نمی باشد.  
 3- صاحب غرفه صرفا" مجاز به استفاده از فضای واگذاری و امکانات متعارف غرفه بوده و در صورت استفاده نادرست، جبران هر گونه خسارت وارده احتمالی را تعهد مینماید و همچنین انجام هر گونه تغییری در شکل و ساختار غرفه و یا متعلقات آن تنها با کسب مجوز کتبی از مدیریت نمایشگاه میسر میباشد. (تعیین و برآورد خسارت توسط نمایشگاه انجام خواهد شد.)
 4- جابجایی پانلهای نمایشگاه ممنوع میباشد. همچنین نوشتن بر روی پانلها و استفاده از پیچ، میخ، ماژیک و یا هر وسیله ای که به بدنه غرفه خسارت وارد نماید ممنوع است.
 5- مسئول غرفه به ازاء هر 12 متر مربع غرفه ، مجاز به استفاده حداکثر 400 وات  روشنایی و 200 وات پریز میباشد. استفاده مازاد منوط به اخذ مجوز کتبی و پرداخت مازاد برق با تعرفه مربوطه میباشد. در غیر اینصورت کل برق غرفه قطع خواهد شد. همچنین استفاده از هرگونه لامپ روشنایی بدون محافظ از نوع معمولی یا مدادی ممنوع میباشد.
 6- غرفه آرایی، تزئینات داخلی و نظافت داخل غرفه در طول برگزاری نمایشگاه به عهده غرفه داران بوده و در صورت نیاز به وسایل اضافی میبایست راسا" نسبت به تامین آن اقدام نماید.همچنین غرفه آرایی در ارتفاع بیشتر از 3 متر بایستی با اجازه کتبی از مسئولان مربوطه صورت گیرد.  
 7- رعایت شئونات اسلامی و عدم استفاده از کراوات و پاپیون برای آقایان و حفظ حجاب اسلامی برای بانوان محترم الزامی می باشد.
 8- غرفه داران موظف به همکاری با مسئولین نمایشگاه بوده و در صورت تخلف از ضوابط پس از یک مرحله تذکر کتبی نسبت به تعطیلی غرفه اقدام خواهد شد. بدیهی است در اینگونه موارد وجوه پرداختی مسترد نخواهد شد.
 9- غرفه دار موظف خواهد بود از هنگام افتتاح تا پایان مراسم اختتامیه از جمع آوری و تعطیل غرفه خودداری و پس از اتمام مدت نمایشگاه ضمن انجام تسویه حساب و اخذ مجوز کتبی ظرف مهلت مقرر( 24 ساعت) که ابلاغ می گردد نسبت به انتقال لوازم خود از نمایشگاه و تحویل غرفه به صورت اولیه اقدام نماید.بدیهی است در صورت عدم تخلیه غرفه در مهلت مقرر ، به ازاء هر روز تاخیر در انتقال کالا ،مبلغ 10% هزینه غرفه اخذ و ضمنا" نمایشگاه نیز مسئولیتی در قبال نگهداری از کالاها نخواهد داشت.  
10- غرفه دار اجازه نصب پرده، پوستر و سایر عوامل تبلیغی در خارج از غرفه را نداردو تنها با اخذ مجوز کتبی لازم از روابط عمومی نمایشگاه و پرداخت هزینه می تواند از این خدمات استفاده نماید.
11- در صورت نیاز به خدمات اضافی از قبیل برق, آب , ویترین , میز , صندلی, فرش, تبلیغ در آوای نمایشگاه و ... فرم مربوط به خدمات جانبی را تکمیل و ارسال نمایید.
12- در صورت تمایل به هرگونه تبلیغات محیطی , درج آگهی در کتاب ویژه نمایشگاه , چاپ نقشه و... با روابط عمومی تماس حاصل فرمائید.
13- انجام تبلیغات (عکس ، پوسترو فیلمبرداری حرفه ای ، تبلیغات صوتی و غیره) طبق ضوابط و صرفا" از طریق شرکت های تبلیغاتی طرف قرارداد نمایشگاه که به غرفه دار معرفی خواهند شد، انجام میگردد.
14- سالنهای  نمایشگاه پس از پایان کار و تا قبل از بازگشایی برای بازدید عمومی در روز بعد پلمپ خواهد شد و در هنگام فک پلمپ حضور غرفه داران الزامی است و چنانچه به علت عدم حضور یا عدم توجه مسئولین غرفه در طول ساعات گشایش سالن و بازدید عموم، کالا یا وسایل داخل غرفه مفقود گردد هیچ مسئولیتی متوجه نمایشگاه نخواهد بود.
15- آخرین زمان غرفه آرایی 12 ساعت قبل از افتتاح نمایشگاه خواهد بود و قبل از موعد مقرر غرفه داران محترم میبایست غرفه خود را آماده نمایند در غیر اینصورت ادامه کار غرفه پس از ساعت یاد شده به هیچ وجه امکان پذیرنخواهد بود و نمایشگاه نیز هیچ مسئولیتی را در این خصوص نمی پذیرد.
16- غرفه دار موظف به حفظ فضای سبز نمایشگاه بوده و متعهد میگردد از وارد نمودن هر کونه خسارت به فضای سبز اجتناب ورزد در غیر اینصورت پس از برآورد خسارت ،غرفه دار موظف به پرداخت آن خواهد بود. ضمنا سالنها 12 ساعت قبل از افتتاحیه جهت انجام نظافت پلمپ میشوند.
17- اعلام انصراف بعد از ثبت نام پذیرفته نمی گردد.
18-ورود و خروج باز تنها با انجام تسویه حساب و اخذ برگه ورود و برگه خروج امکان پذیر می باشد.در غیر اینصورت مشارکت کننده حق هیچ اعتراضی نخواهد داشت.